Cierre Contable Paso a Paso. Te lo cuento muy fácil

Cierre Contable Paso a Paso. Te lo cuento muy fácil

Aunque sea auténtico morbo, te voy a contar el cierre contable paso a paso. Ponte cómodo que vas a vibrar.  Contaros que el cierre de la contabilidad era una de las cosas que más me apasionaba en la empresa. Cerrar el año era en verdad una gozada.

cierre contable paso a paso

 

Cierre Contable Paso a Paso. Introducción

El ir cuadrando las cuentas, conciliando los bancos, verificando también saldos de clientes y proveedores, ver cifras por aquí y allá era una de las cosas más apasionantes para mí y para quien les gusta los números, las cifras y las estadísticas.

Todo esto de los balances contables tiene algo de bigdata y algo de creatividad.
A muchas personas puede aburrir.

Aunque en esta entrada no llevo un orden lógico, voy a comentaros la experiencia como si te la contara tomando un café o una cerveza con las buenas tapas de Granada, que además son gratis, la ley de la oferta y la demanda, puedes encontrar distintos precios, sin embargo has de también ver la dimensión o calidad de tapa que te ponen.

Las cuentas anuales

Hecho este inciso, normalmente se preparaba el Diario, Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, las cuentas anuales y la memoria, aunque éstas dos últimas eran un tema más técnico que se le dejaban al asesor fiscal.

Si eras un autónomo, normalmente no tenías que llevar las cuentas al registro, salvo que tu régimen fiscal fuera de Estimación Directa (Llevo unos años dedicado a otras tareas distintas de la contabilidad, lo que no sé si algo de esto ha cambiado).

Requisitos para la forma de tributar

La Estimación Directa, era y será una forma de llevar la contabilidad, igual que si se tratara de una sociedad mercantil.

Los requisitos que fijaba la Agencia Tributaria era haber superado una cifra determinada de ventas (o ingresos, si se trata de una empresa de servicios).
La Estimación Directa es aplicable para autónomos o personas físicas que tributan por el IRPF en lugar de por el Impuesto de Sociedades.

El otro régimen fiscal de los autónomos es el de Módulos, para pequeños empresarios o personas físicas que tienen cifras pequeñas de ventas y a los que no se les exige la llevanza de libros contables, solamente el cumplir fielmente los “módulos” que Hacienda les fije en función de su actividad.

En cambio si eras una empresa de carácter mercantil, dícese de una SL o Sociedad Limitada, SA, Sociedad Anónima, era obligatorio presentar las cuentas.

Desde la contabilidad a mano hasta la actualidad

Han sido muchos los cambios de estos últimos años. No hace tanto, imprimir los libros contables, era una tarea tediosa en tiempos de las impresoras matriciales, cuando las hojas de papel continuo, se deslizaban una a una siguiendo las guía de los ojales, con suerte de que el papel no se te enredara.

cierre contable paso a paso contabilidad a mano

rImagínate tus pobres abuelos y bisabuelos cuando la llevaban a mano xD

Anécdotas del ciclo contable

Una vez que habías impreso todos los libros tenías que llevarlos a encuadernar y hecho ese proceso, los presentabas en el Registro Mercantil de tu ciudad o provincia (según dónde tuvieras ubicado tu empresa o en su caso, el domicilio social). Te estoy hablando de antes del comienzo de siglo XXI.
Posteriormente, sólo bastaba que toda la información contable la volcaras en un CD Rom. De este modo, el ahorro y el tiempo era sustancial y no tenías que llevar los pesados libros al Registro.
Por otro lado, aunque hubieras hecho las copias de seguridad, podías analizar desde el CD los balances, hacer comparaciones y análisis.
La información contable dice mucho de una empresa porque a través de sus distintas partidas puedes tomar unas decisiones otras, si bajan o suben las ventas, qué gastos has reducido, cuales han aumentado.

Cómo hacer el cierre contable paso a paso

En este apartado voy a contarte de forma muy fácil, el cierre contable paso a paso, para que leas y entiendas los distintos conceptos que vas a encontrar cuando te internes en la pantalla del programa.

El Diario

Normalmente desde la llegada de la informática, ésta se aplicó también a la contabilidad y surgieron programas informáticos malillos y buenos, mejorando con el tiempo, comenzando por el sistema operativo MSDOS que puede que ni sepas lo que es, hasta llegar a Windows, con la ventaja que en éste último sistema es más visual y atractivo.

Cuando se elaboraba el Diario en un programa de contabilidad, era una sucesión de apuntes que se producían día a día. Se producían porque tú los metías si eras el contable de la empresa.

Los apuntes reflejaban por ejemplo, las ventas de ese día, los pagos efectuados. Era una sucesión de ingresos y gastos.

El sistema contable se elaboraba en base a la partida doble: Supone que un apunte en el debe (lado izquierdo), genera otro apunte en el haber, lado derecho.

Ejemplo:
Ventas 5000 Euros, cobradas al contado
La subcuenta comenzaba por 570 (Caja) y llevaba cantidad de dígitos y en el haber tenías la cuenta 700 (Ventas)
5.000 (570) a
(700) 5.000 (*)

Para hacer fácil el ejemplo lo abrevio con las tres primeras cifras de los códigos contables del plan general de contabilidad.

Cómo iniciar la contabilidad

Si la empresa la constituías por primera vez, tenías que empezar por las cuentas del Activo, introduciendo los datos de elementos como mobiliario y vehículos que aportaba la empresa, en el Pasivo introducías el Capital, o Capital Social con que iniciabas la empresa.

Esto era válido tanto para si las constituías por primera vez tanto si eras autónomo o sociedad mercantil, como si optabas desde módulos a estimación directa (en este último caso,si antes no llevabas las pautas del plan general contable).
Imágina la dimensión de apuntes al terminar el año.

Por regla general el ejercicio fiscal comienza el 1 de Enero del año 20XX y finaliza el 31 de Diciembre del mismo año.
Dentro del diario se registran las operaciones fechadas día a día y cada una de ellas con su mes correspondiente.

El Balance

Gracias a los programas contables, programas de software contable o de gestión, los balances se generan automáticamente, al insertar los apuntes del Diario. Mira el ejemplo de arriba (*)
En consecuencia se creaba también automáticamente, el llamado Libro Mayor, que no se presentaba con los libros contables obligatorios, pero que recogía los totales que después se reflejarían en los Balances y en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Activo y Pasivo en el Balance

En primer lugar, El Balance tiene dos secciones diferenciadas (escribo a vuelapluma, espero que los expertos me disculpen en cuanto al argot empleado) que son el Activo y el Pasivo.

Son dos columnas, que se pueden diferenciar para analizarlas, y además han de sumar igual. Esto se llama el cuadre contable. Jomío si encuentras un descuadre has de buscarlo, imáginate cuando se hacía a mano, o con los primeros softwares en msdos.

Con los asientos automáticos es difícil un descuadre, porque el hecho de que haya mejorado la tecnología no quiere decir que no puedas imprimir distintos estados, y de ese modo buscar el error.

¿Cómo se cuadran las cifras del Activo y el Pasivo?

Claro para los profanos en la materia o los primerizos, se preguntan ¿Cómo van a cuadrar el Activo y el Pasivo?

No voy a decir alma de cántaro xD, siempre aprendes cosas, sé que no soy muy bueno en Instagram, me dirías lo mismo xD .

Se cuadran, es decir los sumandos son iguales, porque colocas el beneficio o la pérdida del ejercicio. Si has ganado, el beneficio va al Pasivo, si has perdido, por la regla de tres o por lógica va al Activo.

Con el tiempo, la terminología ha cambiado para seguir llamándose igual: Activo Corriente es lo mismo que Activo Circulante y Activo No Corriente igual que Activo Fijo o Inmovilizado.

Corresponde el no corriente a los elementos que no varían durante un tiempo en la empresa

El Activo Corriente son los elementos dinámicos de la empresa: la Caja, los saldos favorables de los bancos las cuentas de clientes, es decir lo que entra en la empresa.

Al igual que Pasivo, estaban el Pasivo Fijo y el Pasivo Circulante, el primero ahora es el Pasivo no Corriente y el segundo, el Pasivo Corriente.

Cuidado con el Pasivo

El Pasivo no Corriente formado por el Capital que pusiste, sus Reservas si llevas varios ejercicios.

El Pasivo Corriente: las deudas con bancos, las nóminas que no has pagado (espero que las pagues), los Seguros Sociales (lo que detraes de las nóminas más tu parte como empresa), las deudas con la Agencia Tributaria o las que tienes que ingresar normalmente de forma trimestral, tanto por retenciones que detraes de la nómina de empleados, como las del IVA.

Intento ser breve, verás que me puedo dejar muchas cosas en el tintero, para ello necesitaría explicarlo en un libro. Si te gusta que te lo cuente todo, haz un mocho con personas interesadas, preparamos un crowdfunding y publico un libro. En serio, me harías un gran favor (te lo cuento por privado, es parte del bache que estoy atravesando porqué necesito esos ingresos, te avanzo que para la pensión no me llega, no quiero ponerte triste).

La cuenta de Pérdidas y Ganancias en el cierre contable

Ya tengo explicado brevemente El Diario, El Balance, ahora falta la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
La cuenta de Pérdidas y Ganancias, llamada antes y en muchos círculos contables con la denominación antigua, Cuenta de Explotación, refleja el estado general al cierre del ejercicio de las Ventas y los Gastos de la empresa.

Ventas o Ingresos

En primer lugar figuran las Ventas, con una cifra, siendo el conjunto de todas las ventas realizadas. En ese apartado también se reflejan los ingresos por prestaciones de servicios que hayas podido realizar.
Y para el cuadre, puede que te pase inadvertida una cuenta de gastos, es la variación de existencias , si han sido superiores al año anterior.
Se representan con la cuenta 700

Gastos

Los gastos son todas aquellos elementos que has tenido que hacer frente.
En estos casos están los alquileres que has tenido que pagar por disponer de un local o una oficina para tu actividad.
De los intereses bancarios que te originan los gastos y comisiones del banco
De los gastos de transporte si le envias pedidos a tus clientes.

►Puedes ver más en esta entrada: Reduce gastos en tu empresa

Obviamente de la cuenta de Ventas, se reducen todos los gastos, conformando el beneficio, siendo más técnico no acaba aquí, porque después está el resultado bruto, deducir las amortizaciones del Activo no corriente, y a está, los gastos financieros y finalmente los resultados totales, deduciendo el impuesto de Sociedades en su caso.

El cierre contable paso a paso: El Final

Para terminar,  espero que te haya gustado esta historia. Una historia apasionante sobre el cierre contable paso a paso, para no dejar nada en el tintero, que interesa también tanto a tus socios como a tus acreedores, porque una vez en el Registro Mercantil en el caso de que estés obligado a llevarlos, los van a conocer quienes tenga interés en ello, puesto que el Registro es público.

Suerte, espero que hayas tenido un buen año .

Es curioso, la palabra contable no goza de mucha aceptación en el idioma castellano, pareciendo una acepción de una categoría inferior, es por ello que algunos se ponen en los curriculums, controller, analítica contable, auditor contable u otros términos. En español de América, el término tiene más “caché” llamándose Contador .

Imágen: Contabilidad a mano

Imágen de la entrada: Goumbix

 

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